La vidéoconférence : Un concept en perpétuelle évolution

Communiquer à distance n’a jamais été aussi simple ! Grâce à la vidéoconférence, vous pouvez collaborer avec des personnes habitant aux quatre coins du monde tout en profitant d’une excellente qualité audiovisuelle, pour que vos réunions virtuelles soient semblables aux échanges réels.

Vous voulez avoir plus de renseignements sur la visioconférence ? Découvrez notre article complet sur ce système de communication professionnel conçu aussi bien pour le professionnel sédentaire que pour le travailleur mobile.

Qu’est-ce que la vidéoconférence ?

La visioconférence désigne une conférence à distance durant laquelle plusieurs personnes communiquent grâce à l’audio et à la vidéo. Elle est devenue prépondérante dans le monde des entreprises, à l’heure où la distance n’est plus une entrave à la collaboration.

Plus besoin de se réunir physiquement pour prendre des décisions, les échanges par écrans interposés deviennent de plus en plus sophistiqués, proches du réel. Grâce à la vidéoconférence, vous pouvez communiquer facilement avec vos collaborateurs, vos clients, vos partenaires ou vos fournisseurs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Quels sont les avantages de la visioconférence ?

Si, à l’achat, la visioconférence semble plus onéreuse, elle demeure plus efficace qu’un simple appel téléphonique. Effectivement, alors que 93% de la communication est dite « non-verbale », la visioconférence permet d’établir un contact visuel avec vos interlocuteurs afin de rendre vos échanges plus dynamiques et plus efficaces.

Une empreinte carbone plus neutre

Le recours à la visioconférence permet de réaliser facilement des réunions à distance, sans que les participants se trouvent nécessairement au même endroit. En évitant les déplacements inutiles, vous réduisez significativement vos dépenses, certes, mais vous faites également un geste pour l’environnement. En effet, au-delà du temps économisé dans les transports, vous diminuez vos émissions de CO2, ce qui a un impact positif sur la planète, vous permettant ainsi de participer activement à sa protection.

Une réduction des coûts

Organiser des réunions en présentiel implique de regrouper les personnes concernées au même endroit. Lorsque les participants ne travaillent pas sur le même site, cela engendre des frais de déplacements importants liés au transport, à l’hébergement et à la restauration que l’entreprise doit débourser.

A ces différentes charges s’ajoutent le temps perdu dans les transports. En effet, les accidents, les retards et les grèves vous font perdre un temps considérable dans votre journée de travail, et sont une source de stress et de fatigue supplémentaire pour vous.

Recourir à la visioconférence permet de réduire significativement les dépenses tout en optimisant le temps de chacun. Effectivement, se réunir virtuellement limite les déplacements professionnels non nécessaires, et permet dont d’augmenter la productivité de chaque collaborateur. Actuellement, 87% des entreprises équipées constatent une réduction des déplacements et un gain de temps pour leurs collaborateurs.

Une meilleure collaboration entre les équipes

La visioconférence permet d’améliorer considérablement la collaboration entre les participants ainsi que leur productivité. S’il est difficile d’organiser une réunion en présentiel à cause des disponibilités de chacun et des aléas de la vie quotidienne, il est au contraire très simple d’organiser une visioconférence. En effet, les participants n’ont plus besoin de se déplacer, il leur suffit de se connecter à leur application pour lancer instantanément leur réunion. En évitant les aléas liés aux transports, les collaborateurs sont moins fatigués et stressés, et donc par conséquent beaucoup plus productifs et efficaces dans leur travail.

Au-delà de la facilité d’organisation que procure la conférence virtuelle, elle permet également de simplifier le processus de collaboration en cassant les barrières géographiques séparant les interlocuteurs. Grâce à cet outil, vous pouvez aisément rencontrer des collaborateurs, des clients ou des fournisseurs, même si vous vivez aux quatre coins du monde.

Aujourd’hui, on estime que 94% des chefs d’entreprise constatent une augmentation significative de la productivité et de l’efficacité de leurs salariés grâce à l’utilisation de la visioconférence.

Bien choisir son équipement de visioconférence

Avant d’acquérir tout équipement de vidéoconférence, il est indispensable de prendre en compte les trois facteurs suivants :

Déterminer sa typologie de salle

Généralement, le découpage des typologies de salles de réunion est effectué de la manière suivante :

– Focus Room – De 1 à 3 personnes
– Petite salle – Jusqu’à 8 personnes
– Salle moyenne – Jusqu’à 12 personnes
– Grande salle – 15 personnes et plus

Choisir une plateforme de communication

Utilisable sur votre pc, votre mobile ou dans votre salle de réunion, une plateforme de communication vous permet d’échanger facilement avec vos différents collaborateurs, clients ou fournisseurs. Choisir un logiciel de collaboration n’est pas une mince affaire compte tenu du nombre de programmes présents sur le marché. Nous avons listé les principaux logiciels existants afin de vous aider dans votre choix :

Microsoft Teams
Zoom
Google Meet
Webex
BlueJeans
Google Workspace
Cisco Jabber

Définir un budget

Avant d’acquérir votre matériel de visioconférence, vous devez déterminer le budget dont vous disposez pour équiper vos salles de réunion. Ce dernier dépend majoritairement de la taille de votre entreprise, du matériel dont vous avez besoin et de l’importance que représente la visio pour votre activité.

Si vous êtes une petite entreprise, sachez qu’il n’est pas nécessaire de débourser des millions d’euros pour se procurer du matériel performant et adapté à vos besoins. En effet, chez Onedirect, nous vous proposons des solutions individuelles complètes à petit prix, ainsi que des packs pour vos salles de réunion à partir de 300 euros.

Pour estimer le budget que vous souhaitez investir dans le matériel de visio, vous pouvez, par exemple, évaluer les économies que vous réaliserez en termes de transports et de gain de temps afin d’avoir une idée approximative de vos moyens.