Les réunions en visioconférence font désormais partie intégrante de notre quotidien professionnel, à domicile comme au bureau. Dans ce contexte, il est indispensable, pour réussir une discussion virtuelle, de retrouver les mêmes sensations qu’en présentiel. Se mettre en valeur et instaurer un cadre convivial à distance repose sur une succession de petits détails. Mis bout à bout, ils représentent 50% du succès d’une visioconférence. Voici 10 astuces pour réussir une réunion professionnelle à distance :
1 Investissez dans du matériel professionnel 
Au bureau ou à domicile, l’utilisation d’un matériel de conferencing professionnel peut faire une différence majeure. Qu’il s’agisse de systèmes vidéo ou audio, ces équipements englobent des composantes technologiques supérieures, basées sur l’IA. Cette intelligence leur permet d’effectuer automatiquement des ajustements audiovisuels en fonction de votre environnement extérieur et de vous présenter, par conséquent, sous votre meilleur jour.
2 Mettez-vous en lumière 
Parce que 93% de la communication est dite non-verbale, l’image visuelle renvoyée peut, dès les premières minutes de la réunion, être décisive. Pour apparaître sous votre meilleur jour, mettez-vous en valeur en plaçant la source de lumière en face de vous. Ce procédé vous permet de véhiculer, au travers d’un éclairage optimal, une image positive et professionnelle caractérisée par un teint flamboyant, pour un effet « bonne mine ».
3 Choisissez un arrière-plan dégagé 
Mettez toutes les chances de votre côté lors des réunions en visioconférence en soignant, dans le détail, votre environnement extérieur. Si le choix d’arrière-plan peut sembler insignifiant, il est en réalité fondamental pour renvoyer une image professionnelle. Un décor encombré peut en effet détourner l’attention de vos interlocuteurs et transmettre une image relativement négative. Dans le cadre de réunions en visioconférence, installez-vous dans un environnement neutre, ou ajoutez, via votre softphone, un arrière-plan sobre.
4 Vérifiez le contraste et la luminosité 
Si, dans la plupart des cas, les équipements vidéo professionnels ajustent automatiquement les niveaux de contraste et de luminosité, il est tout de même recommandé de choisir un environnement à l’éclairage naturel suffisant. Dans un espace trop lumineux, votre webcam sera contrainte de diminuer fortement l’intensité de l’image, cette réduction conduisant à un déséquilibre entre les éclairages et vous réduisant, dans la plupart des cas, à une simple silhouette.
5 Optez pour des vêtements unis 
Si, au cours d’une visioconférence, l’attention doit être centrée sur vous, elle doit l’être sur vos propos et non sur ce que vous portez. Dans le cadre d’une réunion virtuelle, privilégiez les vêtements sobres et unis, le recours aux imprimés et autres motifs pouvant provoquer une distorsion d’image, engendrant par conséquent une détérioration de la concentration de vos collaborateurs, davantage focalisés sur votre tenue que sur vos paroles. Les vêtements blanc et noir sont à limiter, ils interfèrent avec les niveaux de contraste et luminosité définis automatiquement par la webcam.
6 Ajustez l’angle de votre webcam 
Fondamental en présentiel, le contact visuel est d’autant plus important dans le cadre de réunions en visioconférence. Maintenir une connexion avec vos interlocuteurs virtuels ajoute la notion de « face-à-face » à vos échanges à distance. L’attention et la persuasion des collaborateurs passent, en grande partie, par la communication non-verbale dite visuelle. En visioconférence, placez votre système vidéo à hauteur de vos yeux, et maintenez un contact visuel naturel et professionnel.
7 Paramétrez vos équipements audio
En visioconférence, la transmission sonore est aussi importante que votre apparence. Au bureau ou à domicile, privilégiez un système sonore dédié à la communication à distance. Vérifiez, en amont de la réunion, que le volume est adapté à l’environnement, que le microphone est bien ajusté et que les modules d’annulation du bruit sont, en cas de besoin, bien activés sur le type de produit utilisé : casque ou speakerphone.
8 Contrôlez votre connexion internet 
Consommant beaucoup de bande passante, la visioconférence, pour être efficace, doit s’appuyer sur une connexion internet stable et fiable. Procéder, en amont d’une réunion virtuelle, à la vérification du débit internet disponible permet de profiter d’une réception visuelle et sonore des plus fluides. Outre cela, elle permet de limiter considérablement les décalages, latences et images figées venant dégrader la qualité de vos appels.
9 Fermez les applications non-essentielles 
Optimisez la qualité de votre connexion internet en procédant à la fermeture de toutes les applications non-essentielles. Cette sélection de programmes permet à la bande passante disponible d’être consacrée exclusivement à la visioconférence. Les logiciels non-essentiels peuvent, s’ils restent ouverts, compromettre votre vie privée et utiliser les ressources audiovisuelles nécessaires à une transmission nette et optimale.
10 Testez votre matériel 
Anticipez les problèmes de cadrage en réalisant, en amont de votre visioconférence, un appel test avec un de vos collègues. Fondamental, ce court échange vous permet de vous assurer du bon fonctionnement de votre matériel. Il vous autorise également à réaliser les derniers ajustements de vos équipements audiovisuels : contrôler le cadrage vidéo, mettre au point l’arrière-plan, régler l’éclairage ou encore tester la qualité de transmission des haut-parleurs et du microphone.
